Cada vez más empresas con visión de futuro están dando prioridad a la tecnología de automatización en sus iniciativas de transformación digital para aumentar la eficiencia, transparencia y precisión de la información difundida en toda la empresa. Además, la automatización de los procesos comerciales debería acelerar los pasos en un flujo de trabajo y al mismo tiempo reducir los errores humanos.
La automatización de procesos digitales satisface requisitos comerciales complejos y, al mismo tiempo, ofrece una solución flexible para el rápido desarrollo y la provisión de aplicaciones automatizadas orientadas al cliente.
¿Qué es la automatización de procesos digitales (DPA)?
La Automatización de Procesos Digitales (DPA) es la digitalización de procesos y sistemas y la automatización de la transferencia de información. Se basa en la gestión de procesos de negocio tradicional (Business Process Management – BPM) para apoyar a las empresas en la transformación de procesos de un extremo a otro y la provisión de una transformación digital en toda la empresa.
En la automatización de procesos digitales, los procesos y sistemas se digitalizan y luego se automatiza la transferencia de información para que cada empleado tenga acceso a toda la información y datos que necesita para realizar su trabajo con éxito. La automatización de procesos digitales mejora la eficacia y la eficiencia general de la empresa al completar y optimizar los flujos de trabajo que normalmente requieren alguna forma de interacción humana. El enfoque de la automatización está en las tareas para mejorar la experiencia del cliente y el nivel de información que debe estar disponible para los empleados cuando se comunican con los clientes.
La automatización de procesos digitales
La automatización de procesos digitales representa el mayor desarrollo de las tecnologías tradicionales de BPM. BPM asegura que la infraestructura de los procesos comerciales de una organización sea sólida y agiliza los procesos comerciales para una máxima eficiencia y contención de costos. La automatización de procesos digitales surgió de la necesidad de las organizaciones de automatizar los procesos comerciales como parte de iniciativas de transformación digital más amplias que se centran en mejorar la experiencia del cliente en lugar de contener los costos.
Eso no quiere decir que el ahorro de costes ya no influya, simplemente no es el foco de la automatización de procesos digitales, como es el caso de BPM. Si bien BPM generalmente se enfoca en optimizar los negocios centrales de una empresa para mejorar la eficiencia y el cumplimiento de un extremo a otro, DPA tiene como objetivo extender los procesos comerciales a clientes, proveedores y socios, y facilitar la interacción con la empresa.
¿Cuáles son las áreas típicas de aplicación de DPA?
Ejemplos típicos de procesos que requieren automatización de procesos digitales son áreas como la lealtad del cliente, créditos, ofertas y precios. Cuando estos procesos se automatizan de forma eficaz y de forma que se puedan mejorar continuamente, las empresas obtienen una ventaja competitiva. Con la automatización de procesos digitales, las empresas pueden posicionarse para estar más orientadas al cliente y más receptivas.
A medida que la automatización de procesos digitales hace que el modelo operativo sea inteligente, la introducción de la innovación de productos se vuelve más fácil. Las métricas de automatización de procesos digitales pueden, por ejemplo, medir el éxito de un producto y, si aumenta, escalar rápidamente la producción para aumentar las ventas totales de la empresa o, si hay una falta de aceptación, detener la producción en para evitar pérdidas. Este enfoque es posible gracias a la automatización entre organizaciones, personas y procesos.
DPA aumenta la precisión del proceso y respalda el cumplimiento normativo al eliminar situaciones en las que los pasos individuales del proceso se omiten o se omiten. Cada acción se registra automáticamente y proporciona metadatos que se pueden usar para demostrar el cumplimiento de las regulaciones en un escenario de auditoría interna o externa.
¿Cómo pueden las empresas beneficiarse de la DPA?
La automatización empresarial digital convierte los procesos empresariales ineficaces e ineficientes en una ventaja competitiva. La clave de la automatización de procesos digitales radica en la idea de que cada mejora que realice una empresa debe realizarse pensando en el cliente. La base de la automatización de procesos digitales es siempre el conocimiento de lo que los clientes quieren y lo que ellos y los equipos que los atienden necesitan saber.
Al utilizar DPA, los empleados ya no tienen que perder tiempo adaptando sus procesos de trabajo a flujos de trabajo en constante cambio. La automatización de procesos digitales también alivia a los empleados de la presión de tiempo para completar una tarea y, por lo tanto, del estrés de completarla. Los empleados libres de estrés logran mejores resultados porque tienen tiempo para repensar los métodos y los pasos de su trabajo con más cuidado.
Con la ayuda del aprendizaje automático y la inteligencia artificial, DPA logra una mayor precisión en la ejecución del proceso al eliminar las causas de extravío o pérdida de información que es esencial para la precisión de los pasos dentro de un proceso o función. La digitalización de procesos permite a una organización ajustar rápidamente los objetivos si es necesario.
¿Cuándo necesitan las empresas DPA?
Por lo general, DPA se utiliza en la incorporación de clientes o en las órdenes de compra y aprobaciones de crédito. También se utiliza para mantener actualizada la documentación del flujo de trabajo. DPA simplifica y suaviza las transiciones entre los pasos del proceso individual en procesos de flujo de trabajo complicados. Por ejemplo, DPA evita que la creciente avalancha de papel al incorporar clientes reduzca el nivel de productividad de los empleados. Al completar automáticamente los formularios e informar automáticamente a todos los involucrados sobre el estado del proceso de incorporación, este proceso se puede simplificar y los errores se pueden minimizar.
Las organizaciones pueden utilizar DPA para reparar, optimizar y estandarizar procesos obsoletos. La reducción del trabajo manual ayuda a optimizar los costos, aumentar la eficiencia y minimizar el riesgo, y asegura que cada paso del proceso cumpla con las pautas y regulaciones relevantes de la empresa.
Uso de aplicaciones con DPA
Al automatizar los flujos de trabajo, se pueden desarrollar flujos de trabajo que orquestan los flujos de procesos, como recordatorios, aprobaciones y escaladas de principio a fin de acuerdo con las reglas comerciales que promueven el rendimiento. Los formularios personalizados y funcionalmente relevantes pueden reemplazar los documentos en papel y las hojas de cálculo actualizadas manualmente. Estos formularios pueden administrarse a través de una interfaz de usuario moderna para aplicaciones de proceso y vincularse a flujos de trabajo para recopilar y procesar datos de sistemas de diferentes ramas comerciales sin interrumpir el procesamiento del formulario.
Los informes automatizados de uso de aplicaciones con DPA ayudan a los gerentes a identificar cuellos de botella, realizar un seguimiento del desempeño del equipo e incluso monitorear decisiones específicas que forman parte de cualquier proceso. De este modo, DPA puede ayudar a las empresas a cumplir con las obligaciones de cumplimiento. Una plataforma DPA de clase empresarial también permite a TI respaldar a la empresa con controles de gobierno automatizados.
¿Cuál es la diferencia entre DPA y RPA?
La automatización de procesos digitales se confunde repetidamente con otro término similar: automatización de procesos asistida por robot. La automatización robótica de procesos (RPA) tiene como objetivo eliminar la necesidad de procesamiento manual y repetitivo de tareas, mientras que DPA se centra más en la automatización de procesos para optimizar los flujos de trabajo. Como resultado, DPA y RPA pueden complementarse y trabajar en el mismo entorno al mismo tiempo.
A diferencia de los bots de RPA, las soluciones de DPA no están diseñadas para reemplazar por completo las tareas realizadas por mano de obra humana. DPA tiene como objetivo una racionalización, pero también una automatización más dinámica del recorrido del cliente, por lo que la ejecución real del trabajo todavía depende en gran medida del gerente de cuenta.
Una estrategia de transformación digital exitosa combina idealmente RPA y DPA para respaldar la automatización integral de procesos de extremo a extremo que cierra las brechas estructurales relacionadas con los procesos y permite a las organizaciones lograr un mayor nivel de eficiencia para liberar mano de obra humana para el trabajo centrado en el cliente que requiere intuición y pensamiento creativo.
Conclusión DPA forma un puente entre los sistemas y los usuarios y simplifica los flujos de trabajo para que se reemplacen los procesos comerciales manuales. Dado que la tarea principal de DPA es configurar flujos de trabajo para automatizar los procesos comerciales con entrada digitalizada, DPA se puede aplicar a una gran cantidad de procesos en las empresas. DPA es un marco adaptable para automatizar procesos y tareas con énfasis en la velocidad y facilidad de uso. La conexión y automatización de diferentes procesos y sistemas aumenta la eficiencia operativa.